Cara Membuat Report & Alert Otomatis di Lansweeper untuk Monitoring Aset IT Secara Real-Time

Mengelola ratusan hingga ribuan aset IT secara manual memakan waktu dan berisiko membuat masalah penting terlewat. Dengan fitur Report dan Email Alert di Lansweeper, tim IT dapat mengotomatisasi pemantauan aset sehingga setiap kondisi kritis diketahui lebih cepat. Artikel ini membahas cara membuat report dan alert otomatis di Lansweeper langkah demi langkah.

Mengapa perlu report dan alert otomatis?

Laporan manual membutuhkan waktu untuk dibuat, diperiksa, dan didistribusikan. Akibatnya, masalah seperti hard disk hampir penuh, perangkat offline, atau software yang tidak sesuai lisensi sering terlambat diketahui.

Melalui fitur Report & Alert di Lansweeper, administrator dapat:

• Memantau kondisi aset IT secara otomatis.
• Mendeteksi potensi masalah sebelum mengganggu operasional.
• Mengirim laporan berkala melalui email.
• Menghemat waktu administrasi dan meningkatkan efisiensi tim IT.

Apa itu Report dan Alert di Lansweeper?

Report adalah fitur untuk menampilkan informasi aset berdasarkan kriteria tertentu menggunakan query SQL maupun Report Builder. Alert berfungsi mengirim notifikasi otomatis melalui email ketika hasil report memenuhi kondisi tertentu atau sesuai jadwal yang ditentukan.

Kombinasi keduanya memungkinkan administrator memantau infrastruktur IT secara real-time tanpa pengecekan manual setiap hari.

Fitur utama Report & Alert Lansweeper

• Custom report menggunakan SQL query.
• Email alert otomatis ke tim IT.
• Penjadwalan laporan harian, mingguan, maupun interval tertentu.
• Ekspor laporan dalam format Excel atau CSV.
• Monitoring kesehatan aset seperti kapasitas hard disk, status perangkat, software, dan lainnya.

Cara membuat report dan alert otomatis di Lansweeper

Berikut panduan teknis langkah demi langkah untuk mengotomatisasi pengawasan aset Anda.

Langkah 1: Buat custom report

Login ke konsol Lansweeper. Buka menu Reports, klik Create New Report, pilih Report Builder, lalu masukkan query SQL sesuai kebutuhan monitoring. Contoh query untuk mendeteksi hard disk dengan ruang kosong di bawah 10%:

SELECT TOP 1000
    a.AssetName,
    d.Caption,
    d.Size,
    d.FreeSpace,
    CAST(d.FreeSpace AS FLOAT) / CAST(d.Size AS FLOAT) * 100 AS PercentFree
FROM tblAssets a
INNER JOIN tblDiskdrives d ON a.AssetID = d.AssetID
WHERE (CAST(d.FreeSpace AS FLOAT) / CAST(d.Size AS FLOAT)) < 0.1

Klik Save & Run. Lansweeper akan menampilkan daftar aset dengan hard disk yang hampir penuh sehingga administrator dapat segera bertindak.

Langkah 2: Konfigurasi email server

Sebelum membuat jadwal, sistem harus tahu lewat mana email akan dikirim.

1. Buka menu Configuration > Helpdesk settings > E-mail settings.
2. Konfigurasikan Outgoing Mail Server (SMTP) Anda di sini.
3. Klik Send test mail untuk memastikan koneksi email berhasil. Tanpa ini, alert tidak akan terkirim.

Jika email uji berhasil diterima, sistem siap mengirim alert secara otomatis.

Langkah 3: Atur email alert untuk laporan

1. Tambahkan laporan ke daftar
   • Klik Add report di bagian atas tabel E-mail/Export Reports.
   • Baris baru akan muncul di tabel. Pilih laporan yang sudah dibuat sebelumnya (misalnya "memantau kapasitas hard disk...") dari dropdown Report.
2. Konfigurasi pengiriman
   • Alert Type: pilih E-mail.
   • E-mail Group: pilih grup tujuan (misalnya IT Support atau grup lain yang sudah dibuat).
   • Export Type: pilih Excel (atau CSV).
3. Atur jadwal
   • Klik link Set time schedules di kolom Time schedules pada baris laporan yang baru ditambahkan.
   • Pada jendela pop-up, pilih frekuensi pengiriman: Daily (harian), Weekly (mingguan), atau interval jam tertentu.
   • Klik Save atau OK.
4. Finalisasi: pastikan kotak Enable report mailing di bagian paling atas sudah dicentang.

Mulai saat itu, Lansweeper otomatis mengirim laporan kepada penerima tanpa perlu ekspor manual.

Contoh laporan yang berhasil dikirim lewat email:

Catatan: pastikan akun yang digunakan memiliki hak akses Administrator agar dapat membuat report dan mengelola email alert.

Fitur Report & Alert di Lansweeper membantu tim IT mengotomatisasi monitoring aset sehingga potensi masalah terdeteksi lebih awal. Dengan custom report, email alert, dan penjadwalan otomatis, administrator dapat menghemat waktu sekaligus meningkatkan keandalan pengelolaan infrastruktur IT.

Untuk informasi lisensi Lansweeper di Indonesia atau perawatan infrastruktur lewat layanan Maintenance & Konsultan, silakan hubungi kami.